Política de tratamiento de la información personal.

INTELLIGENT CONTACT CENTER EXPERIENCE BPS S.A.S. NIT 901.105.909-1

MARCO LEGAL
Esta política de tratamiento de la información personal está dirigida a las personas que de
una u otra manera se involucren en el tratamiento de información personal y tengan un
vínculo legal, laboral y/o contractual con Intelligent Contact Center Experience Bps S.A.S.
Este documento se ajusta a la Ley 1581 de 2012 y en especial a lo exigido en el artículo
2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015.

INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Nit: 901.105.909-1
Razón social: Intelligent Contact Center Experience Bps S.A.S.
Persona responsable: Luis Miguel Grisales Arango
Cargo: Gerente General
Dirección: Calle 49 N° 50 – 21 Edificio del Café Piso 32
Ciudad domicilio: Medellín, Antioquia, Colombia
Teléfono contacto: (4) 6050908 ext. 102 o Cel. (+57) 3117198084
Correo electrónico: [email protected]
Página web: www.icebps.com.co

CANALES DE ATENCIÓN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN
Canal 1 Punto de atención presencial
Dirección: Calle 49 N° 50 – 21 Edificio del Café Piso 32
Ciudad: Medellín, Antioquia, Colombia
Teléfono: (4) 6050908
Canal 2 Correo electrónico
Correo electrónico: [email protected]
Canal 3 Página web
Página web: www.icebps.com.co
DEFINICIONES
El artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 entrega las definiciones básicas que se deben tener en cuenta para el tratamiento de datos personales:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
A continuación, ICE BPS S.A.S. da la definición de dos conceptos fundamentales que aplica como encargado de la administración de bases de datos: 
h) Usuario: Persona natural o jurídica que figura en la base de datos de nuestro cliente corporativo, el cual con previa autorización, se llama para campañas de telemercadeo, televenta, líneas de servicio al cliente, fidelización, otorgamiento de créditos, entre muchos otros servicios propios de los call center. 
i) Cliente corporativo: Persona natural o jurídica que contrata directamente con ICE bps, para que le presten los servicios relacionados con el mejoramiento de los procesos con sus clientes. Es el cliente corporativo, el encargado de suministrar de manera correcta y autorizada las bases de datos, para llamar a los usuarios que son sus clientes.

DEBERES DE INTELLIGENT CONTACT CENTER EXPERIENCE BPS S.A.S.
En virtud de la presente política de tratamiento de la información personal y de acuerdo con el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, los siguientes son deberes de Intelligent Contact Center Experience Bps S.A.S.: Como responsable del tratamiento:
a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le
asisten en virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado
del tratamiento.
f) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
g) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley 1581
de 2012.
h) Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
i) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
j) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
k) Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.

Como encargado del tratamiento:

a) Suministrar información clara y completa.
b) No suministrar información a terceros no autorizados de manera explícita por el cliente.
c) Conservar prueba de la autorización dada por el cliente para comunicarse con el mismo en los datos no suministrados por el acreedor.
d) Reportar de manera oportuna al responsable del tratamiento cualquier novedad informada por el cliente deudor (Garantía pendiente, estafa, nombre errado, cédula mala… debidamente soportado).
e) Actualizar mínimo una vez al mes la información del cliente.
f) Garantizar la seguridad y privacidad de la información.
g) Efectuar la cobranza de manera respetuosa y en los horarios adecuados (Circular 048 de 2008 Superfinanciera).
h) Las demás señaladas como responsable del tratamiento.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
Conforme con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales contenidos en bases de datos que están bajo la tutela de Intelligent Contact Center.

Experience Bps S.A.S. tendrán los siguientes derechos:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Intelligent Contact Center Experience Bps S.A.S. en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Intelligent Contact Center Experience Bps S.A.S., salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 “Casos en que no es necesaria la autorización”, de la Ley 1581 de 2012.
c. Ser informado por Intelligent Contact Center Experience Bps S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

FINALIDADES DE LA RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
Las finalidades o propósitos para los cuales Intelligent Contact Center Experience Bps S.A.S. recopila información personal son las siguientes:
a. Lograr una eficiente comunicación relacionada con sus productos y servicios, para facilitar el acceso general a la información de éstos.
b. Proveer y promocionar productos y servicios.
c. Informar sobre nuevos productos o servicios que estén o no relacionados con los previamente contratados o adquiridos por los Titulares de la Información.
d. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con los Titulares de la Información.
e. Informar sobre cambios de los productos o servicios.
f. Evaluar la calidad del servicio.
g. Realizar estudios internos y externos sobre hábitos de consumo y cualquier asunto de mercadeo en general.
h. Lograr una eficiente comunicación con los clientes deudores que tienen un deber legal y/o contractual con el cliente corporativo de efectuar la cancelación de las obligaciones en mora, con la finalidad de ofrecerles alternativas de pago para se pongan al día puedan sanear su historial crediticio.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Intelligent Contact Center Experience Bps S.A.S. es responsable de velar por el cumplimiento de esta POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL. En cabeza de su Gerente general quien estará atento para resolver peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares de la información y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales, a través de los canales de atención definidos en el ítem Canales de atención al titular de la información. De igual forma, se compromete a proteger la información contenida en las bases de datos mediante el uso de contraseñas para acceder tanto a los servidores como a los motores de bases de datos, así como el ingreso a las diferentes aplicaciones. La información personal contenida en las bases de datos custodiadas por Intelligent Contact Center Experience Bps S.A.S. no será publicada en páginas de internet o en sitios de acceso público.

Para consulta, modificación y reclamos relacionados con datos personales, el procedimiento que permite ejercer los derechos de los Titulares de la información es el siguiente:
1. El Titular de la información debe remitir la solicitud por los canales establecidos al área responsable de la atención de las peticiones, consultas y/o reclamos.
2. La atención y respuesta a la solicitud observará los términos y tiempos contenidos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, tal como se lee a continuación:
ARTICULO 14. Consultas. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por el medio habilitado por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de ésta. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término,
se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Parágrafo. Las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.
ARTICULO 15. Reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días
hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.”
VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL
La presente política de tratamiento de la información personal se encuentra vigente desde su publicación en noviembre de 2017.

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